Stappenplan bij probleem scenario 1

niet naleven Kwaliteitseisen, Statuten of reglementen

Partijen

Bestuur van de volkstuinvereniging versus de tuinder (het lid van de volkstuinvereniging).

Introductie

Het gaat in dit scenario om het niet (goed) naleven van de statuten, de kwaliteitseisen of de reglementen, waaronder het huishoudelijk reglement en andere reglementen van de volkstuinvereniging en het veroorzaken van overlast door de tuinder. Dat kan gaan om slecht tuinonderhoud, (geluids-)overlast, het creëren van een onveilige situatie, ongewenst gedrag tussen tuinders, het niet voldoen aan betalingsverplichting(en), niet meewerken tegen de regels in aan gezamenlijk onderhoud, het niet volgen van de kwaliteitseisen of reglementen.

Preventieve acties

Het is aan te bevelen om bestuurders op te leiden om dergelijke problemen zelf op een juiste wijze te kunnen oplossen. Dit gebeurt door uitwisseling tussen bestuurders onderling en door middel van -regelmatige- trainingen vanuit de gemeente. De gemeente verzorgt bepaalde trainingen voor verenigingsbestuurders waar bestuurders van volkstuinen ook gebruik van kunnen maken. Statuten en/ of Huishoudelijke reglementen bevatten regels, soms staat daar ook een
toelichting op een stapsgewijze procedure bij probleemgevallen. Deze statuten zijn opgesteld door de besturen in overleg met een juridisch bureau dat gefaciliteerd wordt door de gemeente. Het juridische bureau doet de juridische check.

Heldere communicatie en beschikbaarheid van informatie is eveneens een belangrijke preventieve actie. Alle leden moeten op de hoogte kunnen zijn van de regels die de gemeente stelt aan de huurovereenkomst met de hele vereniging (dus ook alle leden) en de regels die de vereniging zelf heeft opgesteld. Kijk voor meer info op Goede communicatie.

Toelichting op de stappen

Stap 1 – Informeel gesprek

De eerste stap die gezet wordt is dat een bestuurslid de desbetreffende tuinder wijst op de mogelijke overtreding van de wet, statuten of reglementen. Dit kan via een vriendelijke mail of middels een informeel gesprek en behelst een informele waarschuwing ‘gewoon’ op de tuin.
Het is sterk aan te raden om dit met z’n tweeën te doen. Leg vast wat er is besproken met de tuinder en bevestig dit per email aan de tuinder. Agendeer dit op de volgende bestuursvergadering, bespreek het gesprek en leg dit in de notulen van de bestuursvergadering vast.

Stap 2 – Formeel verzoek in gesprek

Wanneer blijkt dat de tuinder na de informele waarschuwing zich nog steeds niet conformeert aan de regels wordt overgegaan op stap twee. Het bestuur neemt het besluit om het lid een brief te sturen. Dit besluit wordt vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering.

Voorbeeld voor in de notulen:
Besluit: Tuinder heeft [beschrijving overtreding/overlast] op datum [datum] gepleegd. Tuinder is hierop aangesproken [datum]. Bestuur besluit tuinder brief te schrijven waarin het voornemen staat tot opzegging van het lidmaatschap en nodigt tuinder uit voor een gesprek.

Het is aan te bevelen dat het bestuur een inspectierapport opmaakt, de datum vermeldt en ondertekent, met zoveel mogelijk bewijsmateriaal, bijv. in de vorm van foto’s, dan wel een beschrijving van de eigen waarneming van de bestuursleden die de overtreding hebben geconstateerd.

Het bestuur nodigt de tuinder uit voor een gesprek (brief 1 van de voorbeeldbrieven). Dit gesprek dient als een hoor en wederhoor en biedt de tuinder de mogelijkheid zijn of haar verhaal te doen. Hoewel het Burgerlijk Wetboek zelf geen expliciete bepaling over hoor en wederhoor bevat, wordt dit beginsel in veel specifieke wetten en procedures toegepast om een eerlijk proces en een rechtvaardige besluitvorming te waarborgen. Voor dit gesprek kan er eventueel advies ingewonnen worden bij andere verenigingen of een platform. Het gesprek/ de uitnodiging voor het gesprek fungeert als een eerste formele waarschuwing. Verder zal aan de desbetreffende tuinder moeten worden uitgelegd wat de gevolgen voor hem/haar kunnen zijn indien hij of zij zich niet conformeert aan de regels.

Er vindt verslaglegging plaats van het gesprek, een korte gespreksnotitie wordt aan de tuinder toegezonden. In de bestuursvergadering vindt terugkoppeling plaats van het gesprek.

Stap 3 – Formele schriftelijke waarschuwing

Wanneer blijkt dat de tuinder zich na het gesprek nog steeds niet conform de regelgeving gedraagt zal het bestuur een standaard juridisch dekkende brief (brief 2) met een waarschuwing en de mogelijke gevolgen sturen. De brief fungeert als een tweede formele waarschuwing. In de brief wordt verwezen naar het eerder gehouden gesprek, de uitnodiging voor dit gesprek, en de formele waarschuwing met de bijbehorende data. Vervolgens wordt het probleem kort geschetst en verduidelijkt en wordt er gewaarschuwd voor de mogelijke gevolgen die zullen komen wanneer de tuinder zich niet aan de regelgeving blijft houden. Het valt tevens aan te bevelen om aan te geven in bestuursnotulen dat een waarschuwing is gegeven met de brief als bijlage.

Stap 4 – Laatste schriftelijke waarschuwing

Het bestuur stuurt na een periode van 4 weken een tweede juridisch dekkende brief (brief 3) met een laatste waarschuwing. In de brief zal wederom verwezen worden naar de eerdere waarschuwingen en er zal een strikte termijn gesteld worden aan de tuinder waarbinnen de tuinder zich alsnog zal moeten conformeren aan de regelgeving. Dit moet een redelijke termijn zijn. Wanneer de tuinder dit niet doet kan zijn of haar lidmaatschap worden opgezegd. De gevolgen worden omschreven in de brief. Het is aan te bevelen in de waarschuwing onderscheid te maken tussen het voortduren van de eerste overtreding en het maken van een nieuwe soortgelijke overtreding indien die inmiddels optreedt. Ook moet een termijn genoemd worden, waarbinnen een nieuwe overtreding voorkomen moet worden bijvoorbeeld 1 of 2 jaar. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.

Stap 5 – Schriftelijke opzegging lidmaatschap en andere overeenkomsten

Het bestuur neemt het besluit tot opzegging van het lidmaatschap en motiveert dit besluit.

Notulen voorbeeld:
Het bestuur heeft besloten tot [onmiddellijke] opzegging van het lidmaatschap, vanwege [omschrijving] en heeft daarin het gesprek [hoor/wederhoor] met het lid betrokken.

Het bestuur stuurt na een periode van 4 weken een brief (brief 4) waarin het lidmaatschap (inclusief mogelijke andere overeenkomsten die afgesloten zijn), wordt opgezegd. In de brief wordt aangekondigd dat het huisje getaxeerd zal worden door [X] en verkocht. Na aftrek van alle kosten zal het restant bedrag -indien hiervan sprake is- worden overgemaakt aan de voormalig tuinder.
Wellicht kan collectief door volkstuinverenigingen een overeenkomst worden aangegaan met een incassobureau in geval van wanbetaling.

Stap 6 – Financiële afwikkeling

Het huisje wordt verkocht door de vereniging tegen de taxatiewaarde. De taxatie vindt in principe plaats door de vereniging zelf. Wanneer (een van de) partijen het niet eens is/zijn met het resultaat van de taxatie kan een onafhankelijke instantie gevraagd worden om de taxatie te doen. De eventueel openstaande aantoonbare kosten (en de gemaakte aantoonbare kosten van het hele proces) worden verrekend met de opbrengst en het restant gaat naar het desbetreffende lid.

Stap 7 – Eventueel rechtsbijstandsverzekering inschakelen

Indien de betreffende tuinder het huisje niet verlaat en niet overdraagt naar de vereniging, kan er aangeklopt worden bij de rechtsbijstandverzekering.

Eindresultaat

Vereniging gaat verder zonder dit betreffende lid* en ondervindt geen (verdere) schade van dit traject. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen.

*) Er bestaat behoefte aan een zwarte lijst van zich misdragende tuinders zodat het overlastgevende lid niet zonder meer lid kan worden bij een andere volkstuinvereniging. Het is mogelijk een en ander tot stand te brengen. Dit dient echter binnen de grenzen van wet- en regelgeving (privacy: AVG) plaats te vinden en verdient nadere uitwerking.

Verantwoordelijkheid

De eerstverantwoordelijke, na de tuinder, is het bestuur van het volkstuinvereniging. Zij dragen zorg voor preventieve acties en voorkomt escalatie bij problemen. De gemeente kan in beeld komen op het moment dat er wet- en/of regelgeving wordt overtreden en bij het ondersteunen van de besturen van de verenigingen bij opleiding/training en collectieve inkoop (verzekeringen) stimuleren.