Stappenplan bij probleem scenario 2
Opmerkingen naar aanleiding van het Handhavingskader
De stappen
Toelichting op het stappenplan
Partijen
Bestuur van de volkstuinvereniging versus de tuinder (het lid van de volkstuinvereniging), met -mogelijk- een rol voor de gemeente. Ook de gemeente kan constateren dat een huisje/bouwwerk in strijd is met de gemeentelijke bepalingen.
Introductie
Leden bouwen in, aan en om hun tuinhuis. Dit is niet altijd conform het Omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan of het Besluit bouwwerken leefomgeving of Bouwbesluit) of volgens de gemeentelijke Kwaliteitseisen of conform de regels die door de vereniging geformuleerd zijn in de reglementen en de statuten.
Preventieve acties
De Kwaliteitseisen, het Omgevingsplan en de (bouw)regels van de vereniging zijn helder gecommuniceerd. De vereniging zorgt voor de informatievoorziening bijvoorbeeld via een website of digitale informatie via een e- mail. De gemeente maakt het Omgevingsplan bestemmingsplan voor volkstuinen eenvoudig beschikbaar. Er is duidelijkheid betreffende de sancties aan een lid voor het niet voldoen aan de eisen van de gemeente, als de acties van het bestuur niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Volkstuinverenigingen kunnen via hun reglementen sancties formuleren. De gemeente bepaalt daarnaast de sanctie bij niet-naleving van wet- en regelgeving en richt deze aan degene die het in zijn macht heeft de overtreding te beëindigen.
Dat is meestal de volkstuinvereniging, omdat de gemeente geen juridische relatie heeft met een individuele tuinder. Het is daarom zaak dat alle verenigingen in Statuten of Huishoudelijk reglement een artikel opnemen waarbij eventuele sancties worden verlegd naar de tuinder die zich niet aan de regels houdt.
Heldere communicatie en beschikbaarheid van informatie is eveneens een belangrijke preventieve actie. Alle leden moeten op de hoogte kunnen zijn van de regels die de gemeente stelt aan de huurovereenkomst met de hele vereniging (dus ook alle leden) en de regels die de vereniging zelf heeft opgesteld. Kijk voor meer info op Goede communicatie.
Procedure van bouwaanvragen
Besturen van volkstuinverenigingen moeten voorafgaand aan indiening bij de gemeente schriftelijk goedkeuring geven aan een bouwaanvraag van leden. Het bestuur of daartoe aangestelde commissie doet de eerste toets. In geval van toestemming worden alle pagina’s en tekeningen ondertekend door het bestuur. Dit toestemmingsvereiste wordt opgenomen in de statuten/reglementen. Leden dienen een aanvraag voor een omgevingsvergunning inclusief de schriftelijke toestemming van het bestuur in bij het Omgevingsloket De gemeente doet daarna een eigen toets die doorslaggevend is. Gemeente stuurt elke goedkeuring van bouwaanvragen naar de aanvrager. De aanvrager/het tuinlid wordt via de reglementen verplicht een kopie van de goedkeuring aan het bestuur te sturen voor het dossier. Op deze manier zijn zowel het bestuur als de gemeente op de hoogte van eventuele bouwvergunningen. Bij verkoop van een tuin wordt alles in overeenstemming gebracht met de eisen en de regels. Het bestuur van de volkstuinvereniging regelt dat met het vertrekkende lid (of met het nieuwe lid, afhankelijk van de regelingen binnen de vereniging).
Correctie van afwijking van bouwwerken aan de bouweisen
Er zijn redelijk wat bouwwerken op volkstuinverenigingen die niet voldoen aan de bouweisen. De afspraak is dat vanaf 2023 bij verkoop van een tuin alles in overeenstemming gebracht wordt met de op dat moment geldende eisen en de regels. Het bestuur van de volkstuinvereniging regelt dat met het vertrekkende lid. Indien het niet in overeenstemming is, wordt de tuin niet verkocht. Indien de verkoper niet meer in staat is tot wijziging, kan het bestuur met de nieuwe tuinder een bindende afspraak maken met een termijn van maximaal een jaar.
Op deze manier worden alle bouwwerken die niet voldoen aan de bouwvoorschriften uitgefaseerd. Er mag vanaf 2023 alleen met een omgevingsvergunning nieuwbouw of aanbouw plaatsvinden (conform de bouwvoorschriften). De gemeente zorgt voor de nodige ondersteuning voor handhaving, bijvoorbeeld door de handhavingsbrieven te delen met het bestuur, en/of zelfstandig tot handhaving over te gaan nadat de inspanningen van het verenigingsbestuur niet tot het gewenste resultaat hebben geleid.
Het volkstuinpark kondigt deze werkwijze in de algemene ledenvergadering aan en wijst de leden er actief op dat handhaving plaats zal vinden ten aanzien van te grote en/of onveilige bouwwerken en dat sprake zal zijn van uitfasering. (dubbele info hierna, staat eerder al boven, kan in volgende versie vervallen) Er wordt een procedure ontwikkeld waarbij vooraf toestemming van het bestuur van de vereniging moet zijn gegeven voordat er een bouwvergunning wordt aangevraagd. Pas daarna kan de aanvraag worden ingediend bij het omgevingsloket. De toestemming van het bestuur moet worden opgenomen in de aanvraag. Het bestuur toetst vooraf of de aanvraag dus past binnen de regels van de statuten en de reglementen. Wanneer dat het geval is en de toestemming ervoor gegeven is vanuit het bestuur, dan buigt de gemeente zich over het vraagstuk. Voor de aanvraag van een bouwvergunning wordt een toestemming van het bestuur vereist. Dit zal moeten worden toegestuurd als bijlage bij de aanvraag. Wanneer de gemeente de goedkeuring verleend, dient het lid een kopie te delen met het bestuur zodat het voor iedereen duidelijk is wat het besluit is geworden. Deze procedure wordt duidelijk gecommuniceerd aan de tuinder.
Toelichting op de stappen
Stap 1 – Informeel gesprek
De eerste stap die gezet wordt is dat een bestuurslid het desbetreffende lid wijst op de mogelijke overtreding van de statuten of bouwreglementen. Dit betreft een informeel gesprek ‘gewoon’ op de tuin. Het is aan te raden dit gesprek met twee bestuursleden te doen en hiervan een schriftelijke bevestiging te sturen.
Stap 2 – Formeel verzoek in gesprek
Wanneer blijkt dat het lid na de informele waarschuwing zich nog steeds niet conformeert aan de regels wordt over gegaan op stap twee. Het bestuur stuurt haar eerste brief naar het lid met een uitnodiging voor een gesprek (brief 1). Dit gesprek dient als een hoor en wederhoor. Hoewel het Burgerlijk Wetboek zelf geen expliciete bepaling over hoor en wederhoor bevat, wordt dit beginsel in veel specifieke wetten en procedures toegepast om een eerlijk proces en een rechtvaardige besluitvorming te waarborgen. In de brief wordt verwezen naar het eerder plaatsgevonden gesprek tussen een van de bestuursleden en het lid. Voor dit gesprek kan er eventueel advies ingewonnen worden bij het platform. Belangrijk is dat er een verslaglegging wordt gedaan van het gehouden gesprek. Het gesprek/ de uitnodiging voor het gesprek fungeert als een eerste waarschuwing. Het is belangrijk om deze waarschuwing formeel aan het einde van het gesprek aan het desbetreffende lid mede te delen. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.
Stap 3 – Formele schriftelijke waarschuwing
Wanneer het lid niks doet veranderen aan de situatie zal het bestuur een standaard juridisch dekkende brief (brief 2) sturen met een waarschuwing, een termijn en waarin de gevolgen worden omschreven. Tevens wordt er in de brief verwezen naar de eerder plaatsgevonden gesprekken en de verstuurde brief. De standaardbrief kan eventueel gecheckt worden door het platform. De brief fungeert als een tweede waarschuwing. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.
Stap 4 – Laatste schriftelijke waarschuwing
Het bestuur stuurt na een periode van 4 weken een tweede juridisch dekkende brief (brief 3) met een waarschuwing en een uitnodiging voor een tweede gesprek. In de brief wordt verwezen naar de eerder verzonden brieven en gesprekken. De brief kan gecheckt worden door het platform en het is weer belangrijk om een verslaglegging te maken van het eventuele tweede gesprek. De derde brief en een eventueel vervolggesprek fungeren als een derde en laatste waarschuwing. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.
Stap 5 – Overhevelen kwestie naar gemeente
Het bestuur stuurt na een periode van 8 weken een brief (voorbeeldbrief 5) waarin de kwestie wordt overgeheveld naar gemeentelijke handhaving met sancties zoals waarvoor in de voorgaande brief werd gewaarschuwd. In de brief wordt er verwezen naar de eerdere brieven en gesprekken. De brief kan eventueel gecheckt worden door het platform. Er wordt contact opgenomen door het bestuur met de gemeente om de kwestie over te dragen. Water en elektriciteit voor de tuin kunnen worden afgesloten als daartoe mogelijkheden zijn.
Eindresultaat
Vereniging heeft voldaan aan haar naleving* en ondervindt geen (reputatie) schade van dit traject.
* De vereniging kan leden die weigeren te vertrekken, niet dwingen. Daarvoor moet een overheidsinstantie ingeschakeld worden die daartoe bevoegd is. In de praktijk blijkt dat de politie hiertoe geen bevoegdheid heeft, dus is handhaving lastig. Verder is bewoning van tuinhuizen ook een maatschappelijke kwestie die niet door de volkstuinverenigingen opgelost kan worden. Er zijn immers te weinig woningen beschikbaar in Rotterdam, dus mensen zoeken alternatieven.
De gemeente kan wel sancties uitdelen (boetes).
Verantwoordelijkheid
De eerste verantwoordelijke is het bestuur van de volkstuin die ervoor moet zorgen dat de regels omtrent het overnachten bekend zijn bij haar leden. De tuinder is vervolgens verantwoordelijk om zich conform de regels te gedragen. Vervolgens is het bestuur verantwoordelijk om de tuinder er op te wijzen. De gemeente kan in beeld komen op het moment dat er wet/ regelgeving wordt overtreden.