Probleem scenario 3 – illegaal overnachten en permanente bewoning

Er mag van 1 april tot 1 november overnacht worden op volkstuinen. In de winter is overnachten niet toegestaan. Verder is permanente bewoning niet toegestaan.

De gemeente heeft toegezegd dat besturen, na het doorlopen van het stappenplan, uiteindelijk Bouw- en Woningtoezicht kunnen inschakelen voor handhaving.

Stappenplan bij probleem scenario 3

illegale overnachting en permanente bewoning

  • Hieronder een stappenplan bij het handhaven op volkstuinverenigingen van bovengenoemd scenario.
    Er zijn 10 scenario’s met stappenplannen. Dat kan zijn op het niet-naleven van gemeentelijke Kwaliteitseisen (die onderdeel zijn van de huurovereenkomst met de vereniging en waaraan alle leden zich moeten houden), de Statuten en reglementen. Maar ook andere kwesties zoals onenigheid, bedreiging, criminaliteit, verhuur en houtkachels. Kies het juiste scenario.

  • Uitgangspunt is dat alle leden op de hoogte kunnen zijn van de Kwaliteitseisen, Statuten en reglementen (via website of mailing) en dat zij beseffen dat lidmaatschap van de volkstuinvereniging inhoudt dat je je hieraan houdt. Zorg dus voor goede communicatie.

  • Ga in dit stappenplan telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat opgeleverd heeft.

  • Zorg voor goede dossiervorming door vastlegging van gesprekken, archivering van brieven, beslissingen in notulen van bestuursvergaderingen etc. zodat in geval je naar de rechtbank moet, de vereniging sterk staat met een zorgvuldig gevolgd stappenplan en bijbehorende documentatie.

Opmerkingen naar aanleiding van het Handhavingskader

  • In het document Handreiking Handhaving wordt gesproken over een ‘federatie’. Daarmee wordt een overkoepelend orgaan bedoeld waar alle volkstuinverenigingen terecht kunnen voor ondersteuning. Deze federatie is er (nog) niet. Ook wordt gesproken over een ‘juridisch bureau’. Dat is er (nog) niet.
    In de tekst op deze website zijn ‘federatie’ en ‘juridisch bureau’ vervangen door ‘platform’. De meeste volkstuinverenigingen zijn aangesloten bij het Platform Rotterdamse Volkstuinen of de Rotterdamse Autonome Parken. Wellicht kunnen die (tegen betaling) ondersteuning bieden.

  • De gemeente Rotterdam heeft aangegeven dat de Handreiking Handhaving ‘een levend document’ is. Waarschijnlijk kom je dingen tegen die in jullie situatie niet helemaal passend zijn, waarvoor een betere oplossing is, of dingen die niet kloppen. Het is aan elke vereniging zelf om melding te maken van wensen en suggesties bij de gemeente om een volgende versie van het Handhavingskader beter te maken. Meld ze ook voor deze website, hier verzamelen wij bij Tips alle suggesties zodat iedereen weet wat er al gemeld is.

  • In de tekst zijn soms delen schuingedrukt. Dit zijn wijzigingen die al aangebracht zijn op de originele tekst ter verduidelijking, zodat die meegenomen kunnen worden in een volgende versie van het Handhavingskader. In de blokken met de stappen zijn de zinnen completer uitgeschreven dan in het schema uit de Handreiking Handhavingskader, zonder schuingedrukt te zijn.

De stappen

1.

Informeel gesprek

Informeel gesprek van bestuurslid/bestuursleden en tuinder of een vriendelijke mail met verzoek tot naleven van de voorschriften, namelijk niet overnachten van 1 november tot 1 april en geen permanente bewoning.

Het is sterk aan te bevelen om live gesprekken met twee bestuursleden te doen. Eventueel kan het gesprek per mail bevestigd worden voor het dossier.

2.

Formeel verzoek in gesprek

Na besluit van het bestuur (vastgelegd in notulen van bestuursvergadering) volgt een uitnodiging van het bestuur aan het tuinlid voor een gesprek. Zie voorbeeldbrief 1 hieronder bij de downloads die is opgesteld door een juridisch bureau. Hiervan wordt een schriftelijk verslag gemaakt voor beide partijen.

De notulen, de uitnodigingsbrief en het verslag zijn relevant voor dossiervorming en worden zorgvuldig opgeslagen.

Indien gewenst/mogelijk kan het bestuur advies inwinnen bij het platform waarbij ze zijn aangesloten.

3.

Formele schriftelijke waarschuwing

Het bestuur stuurt een standaardbrief met waarschuwing en gevolgen (zie downloads hieronder). De brief is opgesteld door een jurdisch bureau en is formeel juist ten behoeve van dossiervorming.

Indien gewenst/mogelijk kan het bestuur advies inwinnen bij het platform waarbij ze zijn aangesloten.

4.

Laatste schriftelijke waarschuwing

Bestuur stuurt na 4 weken een brief met de laatste waarschuwing en een uitnodiging voor een tweede gesprek, zie hiervoor de downloads. Deze brief is door een juridisch bureau opgesteld en belangrijk voor dossiervorming.

Indien gewenst/mogelijk kan het bestuur advies inwinnen bij het platform waarbij ze zijn aangesloten.

5.

Overheveling kwestie naar gemeente

Bestuur stuurt na 8 weken een brief (zie downloads) waarin de kwestie wordt overgeheveld naar de gemeentelijke handhaving met sancties.

6.

Resultaat

Vereniging heeft voldaan aan haar naleving en ondervindt geen (reputatie) schade van dit traject.

Toelichting op het stappenplan

Partijen

Bestuur van de volkstuinvereniging versus de tuinder (het lid van de volkstuinvereniging).

Introductie

Leden overnachten buiten het seizoen op de tuin (niet toegestaan van 1 november tot 1 april ) of bewonen het tuinhuis permanent.

Preventieve acties

De statuten/reglementen, gemeentelijke Kwaliteitseisen, het Omgevingsplan en de regels van de vereniging zijn helder gecommuniceerd en altijd beschikbaar. De vereniging zorgt voor informatievoorziening, bijvoorbeeld via een website of digitale informatie via een e-mail. Er is duidelijkheid betreffende de sancties aan een lid voor het niet voldoen aan de eisen van de gemeente, als de acties van het bestuur niet tot het gewenste resultaat hebben geleid.

Volkstuinverenigingen kunnen via hun reglementen sancties formuleren. De gemeente bepaalt daarnaast de sanctie bij niet-naleving van wet- en regelgeving en richt deze aan degene die het in zijn macht heeft de overtreding te beëindigen.

Dat is de volkstuinvereniging, omdat de gemeente geen juridische relatie heeft met een individuele tuinder. Het is daarom zaak dat alle verenigingen in Statuten of Huishoudelijk reglement een artikel opnemen waarbij eventuele sancties worden verlegd naar de tuinder die zich niet aan de regels houdt.

De sanctie van de gemeente bij illegale overnachting en/of permanente bewoning is volgens de huurovereenkomst en bijlagen, na waarschuwing, 250 euro per nacht met een maximum van 10.000 euro.

Heldere communicatie en beschikbaarheid van informatie is eveneens een belangrijke preventieve actie. Alle leden moeten op de hoogte kunnen zijn van de regels die de gemeente stelt aan de huurovereenkomst met de hele vereniging (dus ook alle leden) en de regels die de vereniging zelf heeft opgesteld. Kijk voor meer info op Goede communicatie.

Toelichting op de stappen

Stap 1 – Informeel gesprek

De eerste stap die gezet wordt is dat een bestuurslid het desbetreffende lid wijst op de mogelijke overtreding van de statuten of reglementen. Dit betreft een informeel gesprek ‘gewoon’ op de tuin. De regel omtrent het niet mogen overnachten in de wintermaanden staat opgenomen in de gemeentelijke Kwaliteitseisen, ook staat de regel vermeld op de online te raadplegen website van de vereniging.
Het is aan te raden dit gesprek met twee bestuursleden te doen en hiervan een schriftelijke bevestiging te sturen.

Stap 2 – Formeel verzoek in gesprek

Wanneer blijkt dat het lid na de informele waarschuwing zich nog steeds niet conformeert aan de regels wordt over gegaan op stap twee. Het bestuur stuurt haar eerste brief naar het lid met een uitnodiging voor een gesprek (brief 1). Dit gesprek dient als een hoor en wederhoor. Hoewel het Burgerlijk Wetboek zelf geen expliciete bepaling over hoor en wederhoor bevat, wordt dit beginsel in veel specifieke wetten en procedures toegepast om een eerlijk proces en een rechtvaardige besluitvorming te waarborgen. In de brief wordt verwezen naar het eerder plaatsgevonden gesprek tussen een van de bestuursleden en het lid. Voor dit gesprek kan er eventueel advies ingewonnen worden bij het platform. Belangrijk is dat er een verslaglegging wordt gedaan van het gehouden gesprek. Het gesprek/ de uitnodiging voor het gesprek fungeert als een eerste waarschuwing. Het is belangrijk om deze waarschuwing formeel aan het einde van het gesprek aan het desbetreffende lid mede te delen. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotelen met de brief als bijlage.

Stap 3 – Formele schriftelijke waarschuwing

Wanneer het lid niks doet veranderen aan de situatie zal het bestuur een standaard juridisch dekkende brief (brief 2) sturen met een waarschuwing, een termijn en waarin de gevolgen worden omschreven. Tevens wordt er in de brief verwezen naar de eerder plaatsgevonden gesprekken en de verstuurde brief. De standaardbrief kan eventueel gecheckt worden door het platform. De brief fungeert als een tweede waarschuwing. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.

Stap 4 – Laatste schriftelijke waarschuwing

Het bestuur stuurt na een periode van 4 weken een tweede juridisch dekkende brief (brief 3) met een waarschuwing en een uitnodiging voor een tweede gesprek. In de brief wordt verwezen naar de eerder verzonden brieven en gesprekken. De brief kan gecheckt worden door het platform en het is weer belangrijk om een verslaglegging te maken van het eventuele tweede gesprek. De derde brief en een eventueel vervolggesprek fungeren als een derde en laatste waarschuwing. Het valt tevens aan te bevelen om de waarschuwing op te nemen in de bestuursnotulen met de brief als bijlage.

Stap 5 – Overhevelen kwestie naar gemeente

Het bestuur stuurt na een periode van 8 weken een brief (voorbeeldbrief 5) waarin de kwestie wordt overgeheveld naar gemeentelijke handhaving met sancties zoals waarvoor in de voorgaande brief werd gewaarschuwd. In de brief wordt er verwezen naar de eerdere brieven en gesprekken. De brief kan eventueel gecheckt worden door het platform. Er wordt contact opgenomen door het bestuur met de gemeente om de kwestie over te dragen. Water en elektriciteit voor de tuin kunnen worden afgesloten als daartoe mogelijkheden zijn.

Eindresultaat

Vereniging heeft voldaan aan haar naleving* en ondervindt geen (reputatie) schade van dit traject.

* De vereniging kan leden die weigeren te vertrekken, niet dwingen. Daarvoor moet een overheidsinstantie ingeschakeld worden die daartoe bevoegd is. In de praktijk blijkt dat de politie hiertoe geen bevoegdheid heeft, dus is handhaving lastig. Verder is bewoning van tuinhuizen ook een maatschappelijke kwestie die niet door de volkstuinverenigingen opgelost kan worden. Er zijn immers te weinig woningen beschikbaar in Rotterdam, dus mensen zoeken alternatieven.
De gemeente kan wel sancties uitdelen (boetes).

Verantwoordelijkheid

De eerste verantwoordelijke is het bestuur van de volkstuin die ervoor moet zorgen dat de regels omtrent het overnachten bekend zijn bij haar leden. De tuinder is vervolgens verantwoordelijk om zich conform de regels te gedragen. Vervolgens is het bestuur verantwoordelijk om de tuinder er op te wijzen. De gemeente kan in beeld komen op het moment dat er wet/regelgeving wordt overtreden.

Download voorbeeldbrieven

  • Deze voorbeeldbrieven zijn onderdeel van de Handreiking Handhaving en zijn opgesteld door een juridisch bureau.

  • De brieven zijn een voorbeeld en moeten aangepast worden naar de situatie op de volkstuinvereniging. Check de tekst dus goed op toepasselijkheid en wijzig waar nodig.

  • De formele waarschuwingen en daarbij behorende data zijn noodzakelijk voor goede dossiervorming.

  • Brief 2, 3 en 5 moeten zeker aangetekend verstuurd worden.
    Brief 1 kan een eerste keer niet aangetekend verstuurd worden, als de relatie nog relatief soepel is. Mocht het lid niet reageren dan wordt brief 1 alsnog aangetekend verstuurd.

  • Mocht een lid helemaal niet reageren op uitnodigingsbrief 1 voor een gesprek, dan kan brief 2 verstuurd worden met gewijzigde tekst, maar wel de officiële waarschuwing. Ook de andere brieven moeten dan inhoudelijk iets aangepast worden. De stappen kunnen wel verder gevolgd worden.