Scenario 9 – gebruik verenigingsgebouw

De gemeente vraagt in de volkstuinvisie om ‘inclusief” en ‘intensief’ gebruik van volktuinvoorzieningen. VTV’s lopen dan wel tegen beperkingen aan.

Dit scenario geeft enige toelichting.

Stappenplan bij scenario 9

gebruik verenigingsgebouw

  • Hieronder een stappenplan bij het handhaven op volkstuinverenigingen van bovengenoemd scenario.
    Er zijn 10 scenario’s met stappenplannen. Dat kan zijn op het niet-naleven van gemeentelijke Kwaliteitseisen (die onderdeel zijn van de huurovereenkomst met de vereniging en waaraan alle leden zich moeten houden), de Statuten en reglementen. Maar ook andere kwesties zoals onenigheid, bedreiging, criminaliteit, verhuur en houtkachels. Kies het juiste scenario.

  • Uitgangspunt is dat alle leden op de hoogte kunnen zijn van de Kwaliteitseisen, Statuten en reglementen (via website of mailing) en dat zij beseffen dat lidmaatschap van de volkstuinvereniging inhoudt dat je je hieraan houdt. Zorg dus voor goede communicatie.

  • Ga in dit stappenplan telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat opgeleverd heeft.

  • Zorg voor goede dossiervorming door vastlegging van gesprekken, archivering van brieven, beslissingen in notulen van bestuursvergaderingen etc. zodat in geval je naar de rechtbank moet, de vereniging sterk staat met een zorgvuldig gevolgd stappenplan en bijbehorende documentatie.

Opmerkingen naar aanleiding van het Handhavingskader

  • In het document Handreiking Handhaving wordt gesproken over een ‘federatie’. Daarmee wordt een overkoepelend orgaan bedoeld waar alle volkstuinverenigingen terecht kunnen voor ondersteuning. Deze federatie is er (nog) niet. Ook wordt gesproken over een ‘juridisch bureau’. Dat is er (nog) niet.
    In de tekst op deze website zijn ‘federatie’ en ‘juridisch bureau’ vervangen door ‘platform’. De meeste volkstuinverenigingen zijn aangesloten bij het Platform Rotterdamse Volkstuinen of de Rotterdamse Autonome Parken. Wellicht kunnen die (tegen betaling) ondersteuning bieden.

  • De gemeente Rotterdam heeft aangegeven dat de Handreiking Handhaving ‘een levend document’ is. Waarschijnlijk kom je dingen tegen die in jullie situatie niet helemaal passend zijn, waarvoor een betere oplossing is, of dingen die niet kloppen. Het is aan elke vereniging zelf om melding te maken van wensen en suggesties bij de gemeente om een volgende versie van het Handhavingskader beter te maken. Meld ze ook voor deze website, hier verzamelen wij bij Tips alle suggesties zodat iedereen weet wat er al gemeld is.

  • In de tekst zijn soms delen schuingedrukt. Dit zijn wijzigingen die al aangebracht zijn op de originele tekst ter verduidelijking, zodat die meegenomen kunnen worden in een volgende versie van het Handhavingskader. In de blokken met de stappen zijn de zinnen completer uitgeschreven dan in het schema uit de Handreiking Handhavingskader, zonder schuingedrukt te zijn.

De stappen

1.

Afhandelen aanvraag

Ontvangen aanvraag + reactie vanuit bestuur. Indien gewenst kan het bestuur advies inwinnen bij het platform.

2.

Eindresultaat

Het verenigingsgebouw staat minder vaak leeg wat een veiliger gevoel op de vereniging geeft.

Toelichting op het stappenplan

Partijen

De volkstuinenvereniging versus derden.

Introductie

Bij de meeste verenigingen staat het verenigingsgebouw een groot gedeelte van de week leeg. Het zou wellicht een uitkomst zijn voor veel wijkgerichte en maatschappelijke activiteiten als die hiervan gebruik zouden kunnen maken. Maar hoe kunnen wij dat faciliteren, wat is daarvoor nodig, kan de gemeente dit mogelijk maken (i.p.v. beperken).

Preventieve acties

De gemeente stelt de kaders voor de (on)mogelijkheid van het gebruik van het verenigingsgebouw. Van belang is dat helder is welke activiteiten wel en niet toegestaan zijn en wie daarvoor in aanmerking komen. Ook dient helder te zijn wat voor consequenties de btw-plichtigheid, en btw-afdracht heeft. Van belang is dat de activiteiten geen commercieel karakter dragen, wijkgericht en maatschappelijk van aard zijn en passen binnen wet- en regelgeving. Het bestuur stelt een beschrijving op van welke wijkactiviteiten zij zou willen (doen) organiseren binnen de kaders van de gemeente en geeft aan welke faciliteiten zij nodig heeft.

Het bestuur is zich bewust van het risico dat zij lopen wanneer zij het verenigingsgebouw laten gebruiken door andere partijen. Het risico wat het bestuur loopt is namelijk dat zij BTW-plichtig worden wanneer zij de verenging commercieel gaan gebruiken. Het is belangrijk dat het organiseren van dergelijke activiteiten niet-winstbeogend is en past bij de doelen van de vereniging. Om dit te voorkomen wordt er altijd voorafgaand een besluit genomen zoals hieronder beschreven is inhoudende ook het doel van de bijeenkomst die gehouden wordt in het verenigingsgebouw.

Een voorbeeld is het organiseren van een bingo ten behoeve van onderlinge samenhang van de vereniging. Een dergelijk doel is voldoende. Echter moet er in zo’n geval ook gekeken worden naar de kansspelwetgeving. Om advies in te winnen kan er altijd contact opgenomen worden met een juridisch bureau.

Toelichting op de stappen

Stap 1 – Aanvraag afhandelen

Het bestuur ontvangt een aanvraag vanuit de wijk om het verenigingsgebouw te mogen gebruiken. Het bestuur zet dit op de agenda voor de bestuursvergadering. In de bestuursvergadering gaat het bestuur gezamenlijk na of er toestemming gegeven kan worden. Het bestuur neemt een voorgenomen besluit. Dus stelt in de notulen op:
Het bestuur heeft het voornemen om [inhoud] besluit te nemen en vraagt hiervoor toestemming aan de gemeente. Na toestemming en onderling overleg vindt communicatie plaats en kan met de activiteit worden gestart. Het doel van de activiteit is [X].

De aanvrager zal bij goedkeuring schriftelijk op de hoogte gesteld worden (brief 7), ook bij afkeuring van de aanvraag zal de aanvrager schriftelijk worden geïnformeerd (brief 8).

De aanvraag zal de volgende informatie moeten leveren: de dag en tijd, de hoeveelheid aanwezige mensen en het maatschappelijke doel dat de bijeenkomst zal dienen. Het moet namelijk gaan om wijkgerichte niet-commerciële activiteiten. Een commerciële bijeenkomst verwijst meestal naar een gebeurtenis waarbij zakelijke transacties plaatsvinden. In het kader van de volkstuinen is van belang dat een bijeenkomst heel gauw een commercieel randje kent. Wanneer bezoekers van de bijeenkomst bijvoorbeeld betalen voor een kopje thee, dan kan dit als commercieel aangemerkt worden. Het is tevens van belang dat het een bepaald doel naleeft, zoals bijvoorbeeld een bingo kan zorgen voor saamhorigheid van de vereniging, en niet winst als uitgangspunt heeft. Ook valt aan te raden om het op te nemen bij de bestuursnotulen en om een algemene agenda aan te maken zodat er een duidelijk overzicht is wie wanneer gebruik kan maken van het
verenigingsgebouw. Met de gebruiker van het verenigingsgebouw wordt een overeenkomst gesloten over het gebruik van de ruimte, waarin ook de aansprakelijkheid is geregeld.

Eindresultaat

Het verenigingsgebouw staat minder vaak leeg, nut de maatschappelijke functie beter uit hetgeen ook een wat veiliger gevoel op de vereniging geeft.

Verantwoordelijkheid

De eerste verantwoordelijke is het bestuur van de vereniging van de volkstuinen. Vervolgens speelt de afdeling van de gemeentelijke gebiedsorganisatie ook een rol en is de vereniging zelve verantwoordelijk op een goed verloop.

Download voorbeeldbrieven

  • Deze voorbeeldbrieven zijn onderdeel van de Handreiking Handhaving en zijn opgesteld door een juridisch bureau.

  • De brieven zijn een voorbeeld en moeten aangepast worden naar de situatie op de volkstuinvereniging. Check de tekst dus goed op toepasselijkheid en wijzig waar nodig.

  • De formele goedkeuringen en daarbij behorende data zijn noodzakelijk voor goede dossiervorming.