Probleem scenario 4 – onenigheid binnen het bestuur

Soms lopen meningsverschillen tussen bestuursleden uit de hand en ontstaat er onenigheid en/of onwerkbaarheid.

Dit scenario biedt suggesties en stappen voor het herstel van de samenwerking of het respectvol scheiden van wegen.

Stappenplan bij probleem scenario 4

onenigheid of ruzie binnen het bestuur

  • Hieronder een stappenplan bij het handhaven op volkstuinverenigingen van bovengenoemd scenario.
    Er zijn 10 scenario’s met stappenplannen. Dat kan zijn op het niet-naleven van gemeentelijke Kwaliteitseisen (die onderdeel zijn van de huurovereenkomst met de vereniging en waaraan alle leden zich moeten houden), de Statuten en reglementen. Maar ook andere kwesties zoals onenigheid, bedreiging, criminaliteit, verhuur en houtkachels. Kies het juiste scenario.

  • Uitgangspunt is dat alle leden op de hoogte kunnen zijn van de Kwaliteitseisen, Statuten en reglementen (via website of mailing) en dat zij beseffen dat lidmaatschap van de volkstuinvereniging inhoudt dat je je hieraan houdt. Zorg dus voor goede communicatie.

  • Ga in dit stappenplan telkens een stap verder als voorgaande stap niet het gewenste resultaat opgeleverd heeft.

  • Zorg voor goede dossiervorming door vastlegging van gesprekken, archivering van brieven, beslissingen in notulen van bestuursvergaderingen etc. zodat in geval je naar de rechtbank moet, de vereniging sterk staat met een zorgvuldig gevolgd stappenplan en bijbehorende documentatie.

Opmerkingen naar aanleiding van het Handhavingskader

  • In het document Handreiking Handhaving wordt gesproken over een ‘federatie’. Daarmee wordt een overkoepelend orgaan bedoeld waar alle volkstuinverenigingen terecht kunnen voor ondersteuning. Deze federatie is er (nog) niet. Ook wordt gesproken over een ‘juridisch bureau’. Dat is er (nog) niet.
    In de tekst op deze website zijn ‘federatie’ en ‘juridisch bureau’ vervangen door ‘platform’. De meeste volkstuinverenigingen zijn aangesloten bij het Platform Rotterdamse Volkstuinen of de Rotterdamse Autonome Parken. Wellicht kunnen die (tegen betaling) ondersteuning bieden.

  • De gemeente Rotterdam heeft aangegeven dat de Handreiking Handhaving ‘een levend document’ is. Waarschijnlijk kom je dingen tegen die in jullie situatie niet helemaal passend zijn, waarvoor een betere oplossing is, of dingen die niet kloppen. Het is aan elke vereniging zelf om melding te maken van wensen en suggesties bij de gemeente om een volgende versie van het Handhavingskader beter te maken. Meld ze ook voor deze website, hier verzamelen wij bij Tips alle suggesties zodat iedereen weet wat er al gemeld is.

  • In de tekst zijn soms delen schuingedrukt. Dit zijn wijzigingen die al aangebracht zijn op de originele tekst ter verduidelijking, zodat die meegenomen kunnen worden in een volgende versie van het Handhavingskader. In de blokken met de stappen zijn de zinnen completer uitgeschreven dan in het schema uit de Handreiking Handhavingskader, zonder schuingedrukt te zijn.

De stappen

1.

Oplossend gesprek

Het bestuur probeert er onderling met elkaar uit te komen. Het kan helpen om dit onder een onafhankelijke gespreksleider te doen. Dit kan een vertrouwenspersoon of onafhankelijke derde zijn.

2.

Mediation

Bij mediation gaan partijen formeel met elkaar in gesprek met hulp van een mediator en als partijen eruit komen wordt een overeenkomst met daarin de gemaakte afspraken opgesteld. In deze stap wordt een mediator aangesteld.

3.

Kwestie inbrengen bij Algemene Ledenvergadering

Indien voorgaande stappen niet tot resultaat leiden: één of meer bestuursleden worden voorgedragen voor ontslag op de algemene ledenvergadering. Dit staat op de agenda van de algemene ledenvergadering.

4.

Beslissing Algemene Ledenvergadering

De algemene ledenvergadering stemt over het ontslag nadat het bestuurslid/de bestuursleden hun kant van het verhaal hebben belicht (hoor/wederhoor).

5.

Eindresultaat

Bestuur kan weer goed functioneren.

Toelichting op het stappenplan

Partijen

Bestuur van de volkstuinvereniging onderling.

Introductie

Er is onenigheid binnen het bestuur/tussen de bestuursleden onderling. Binnen het bestuur zitten veel verschillende personen. Het is ook goed voor de representativiteit dat er verschillende tuinders in het bestuur zitten. Er wordt over zaken soms heel verschillend gedacht. Meestal leidt dat tot een compromis of laat men het erbij zitten.

Als er serieuze problemen zijn kunnen er wrijving, ruzie en zelfs bedreigingen ontstaan. Een primaire reactie is dan om de bestuursrol op te geven door degene die het probleem aankaart. Maar daarmee wordt het bestuur verzwakt. Het is belangrijk om er alles aan te doen er onderling uit te komen. Mocht dit echt niet lukken dan kan in een uiterst geval het bestuurslid, of de bestuursleden worden ontslagen door de algemene ledenvergadering.

Preventieve acties

Besturen moeten weten wat hun taken, rol en verantwoordelijkheden zijn en ook wat daar niet bij hoort. Dit is vastgelegd in een bestuursreglement of opgenomen in het huishoudelijk reglement. Toegang hebben tot een vertrouwenspersoon of een onafhankelijke derde is tevens belangrijk. Deze persoon kan gaan bemiddelen. Het bestuur wijst een bestuurslid aan dat integriteitskwesties afhandelt. Binnen de vereniging wordt een vertrouwenspersoon aangezocht. Dit kan ook een externe vertrouwenspersoon zijn.

Een vertrouwenspersoon is iemand die anderen ondersteunt en begeleidt bij persoonlijke, emotionele of professionele kwesties. Een vertrouwenspersoon biedt een veilige en vertrouwelijke omgeving waar mensen hun zorgen kunnen delen, luisteren actief, geven advies, en behoudt strikte vertrouwelijkheid.
Een vertrouwenspersoon kan ook doorverwijzen naar specialisten en kan een rol spelen in het voorkomen en oplossen van conflicten en misstanden binnen organisaties. Probeer steeds met elkaar in gesprek te blijven. Per slot komt iedereen elkaar op de tuin steeds weer tegen.

Heldere communicatie en beschikbaarheid van informatie is eveneens een belangrijke preventieve actie. Alle leden en dus ook bestuursleden moeten op de hoogte kunnen zijn van de regels die de gemeente stelt aan de huurovereenkomst met de hele vereniging (dus ook alle leden) en de regels die de vereniging zelf heeft opgesteld. Kijk voor meer info op Goede communicatie.

Toelichting op de stappen

Stap 1 – Oplossend gesprek

Het bestuur belegt een gesprek over het betreffende onderwerp met een vertrouwenspersoon/ onafhankelijke derde. De bestuursleden worden daarin gewezen op hun verantwoordelijkheden. Het is belangrijk om een verslaglegging te maken van dit gesprek.

Stap 2 – Mediation

Wanneer het probleem niet opgelost is na het gesprek met de vertrouwenspersoon/onafhankelijke derde schakelt het bestuur een mediator in die zal helpen bij het oplossen van het geschil. Het is wederom van belang om ook van dit gesprek een verslag te maken.

Stap 3 – Kwestie inbrengen in Algemene Ledenvergadering

Wanneer ook het gesprek met de mediator niet tot een oplossing heeft geleid zal het bestuur het besluit kunnen nemen om één of enkele bestuursleden voor te dragen voor ontslag. De Algemene Leden Vergadering is namelijk bevoegd om bestuursleden te benoemen en te ontslaan, mits met redenen omkleed, met een meerderheid van de stemmen. Artikel 2:27 van het Burgerlijk Wetboek behandelt het ontslag van bestuursleden. Het bepaalt dat bestuursleden te allen tijde door de Algemene Leden Vergadering kunnen worden ontslagen. In de statuten kunnen specifieke regels worden opgenomen over het ontslag van bestuursleden, zoals de procedure die moet worden gevolgd voor het nemen van een besluit tot ontslag.

Zorg dat het verzoek om het ontslaan van het bestuurslid of de bestuursleden op de agenda van de algemene ledenvergadering staat. Wanneer er onenigheid is binnen het bestuur is een logische stap voor de Algemene Leden Vergadering om het bestuurslid of de bestuursleden te ontslaan aangezien het bestuur anders niet goed verder kan functioneren.

Om de Algemene Leden Vergadering een weloverwogen keuze hierover te laten maken valt het aan te bevelen om de notulen van voorgaande gesprekken als bijlage toe te voegen bij het agendapunt.

Stap 4 – Beslissing Algemene Ledenvergadering

Op de Algemene Leden Vergadering wordt het punt rond het ontslag behandeld. Het bestuurslid/bestuursleden moet(en) de kans krijgen om zich tegen het voornemen om het bestuurslid/bestuursleden te verdedigen. Het is dus belangrijk om het geschil goed te behandelen. Het kan verstandig zijn om een onafhankelijk technisch voorzitter voor dit punt de vergadering te laten leiden.

Eindresultaat

Bestuur kan weer goed functioneren. De vereniging heeft tevens een dossier opgebouwd van de gemaakte stappen.

NB In de praktijk kan het voorkomen dat dit scenario niet volledig ondersteunt, omdat er sprake is van stemmingmakerij binnen de vereniging of ander onaangenaam gedrag, voor of na de beslissing. Hiervoor is nog geen suggestie opgenomen in dit Handhavingskader. Tips daarvoor zijn welkom voor een volgende versie.

Verantwoordelijkheid

De eerste verantwoordelijke is het bestuur van de volkstuinvereniging.