Goede, heldere communicatie naar (aspirant) leden
Voor een prettige sfeer in de vereniging, voor saamhorigheid, voor het gevoel van ‘verenigd zijn’ is communicatie essentieel. Ook voor effectieve handhaving en dossiervorming is heldere communicatie naar alle leden noodzakelijk.
Leden zijn door hun lidmaatschap gehouden aan de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen, voorschriften en afspraken die door de Algemene Ledenvergadering zijn vastgesteld.
Verder zijn alle leden gehouden aan de voorwaarden die de gemeente heeft gesteld aan de volkstuinvereniging bij het afsluiten van de huurovereenkomst. Belangrijk daarbij zijn de gemeentelijke Kwaliteitseisen die voorwaarden voor gedrag en gebruik van leden beschrijven.
Dus leden moeten die informatie ontvangen, kunnen vinden of kunnen opvragen. Denk hierbij aan een website, (e-mail) nieuwsbrieven, informatieborden etc.
Hierna enkele suggesties.
Goede, heldere communicatie naar (aspirant) leden
1.
Gemeentelijke eisen eenvoudig beschikbaar
Van alle leden wordt verwacht wordt dat zij zich houden aan de gemeentelijke eisen. De belangrijkse voorwaarde is dan uiteraard dat leden die informatie ook kunnen vinden. Voor leden is de volgende informatie van de gemeente van belang:
Huurovereenkomst met de gemeente en de bijlagen
De huurovereenkomst wordt afgesloten tussen de gemeente en de volkstuinvereniging. Dat betekent dat alle leden via de vereniging gehouden zijn aan de huurovereenkomst en de voorwaarden die daarin staan en in de bijlagen staan. Dus moeten leden toegang hebben tot deze documenten. Ook moeten nieuwe leden op de hoogte gesteld worden van het feit dat zij hieraan gehouden zijn.
Als voorbeeld kun je kijken op deze webpagina, waarvan een groot deel van de informatie ook geldt voor alle volkstuinverenigingen.
Gemeentelijke Kwaliteitseisen
Alhoewel de Kwaliteitseisen één van de bijlagen is van de huurovereenkomst met de gemeente (punt hiervoor), verdient het bijzondere aandacht. Hierin staan namelijk veel gedrags-, onderhouds- en bouwregels beschreven waaraan alle leden zich moeten houden. Het is goed om deze Kwaliteitseisen te benadrukken bij de leden. Een groot deel van de Handreiking Handhaving sluit hierop aan.
Bouwvoorschriften
Ook de bouwvoorschriften is één van de bijlagen is van de huurovereenkomst met de gemeente (punt hiervoor), maar het verdient bijzondere aandacht omdat daar soms misverstanden ontstaan en er dan gehandhaafd moet worden. Een deel van de bouwvoorschriften staat in de Kwaliteitseisen (zie link hiervoor). Een ander deel van de bouwvoorschriften staat in een apart document.
2.
Statuten, reglementen van de vereniging eenvoudig beschikbaar
Van alle leden wordt ook verwacht wordt dat zij zich houden aan de statuten en reglementen van de vereniging. Dan moet deze informatie dus eenvoudig beschikbaar zijn. Het gaat dan o.a. om:
Statuten van de vereniging
In de statuten worden de formele verenigingszaken geregeld. Iedere vereniging heeft met ingang van de nieuwe huurovereenkomst met de gemeente ook nieuwe statuten gekregen. De Algemene Ledenvergadering stemt over de statuten. Elk lid moet zich houden aan de statuten. Dus deze moeten goed beschikbaar zijn voor leden.
Huishoudelijk reglement
In het Huishoudelijk reglement worden aanvullende formele en praktische zaken binnen de vereniging geregeld. Elke vereniging heeft een Huishoudelijk reglement waarover de Algemene Ledenvergadering stemt.
Andere reglementen en eventueel aanvullende bouwvoorschriften
Mogelijk heeft de vereniging nog andere reglementen: Tuinreglement voor dagelijkse praktische zaken, bestuursreglement voor toelichting op functie en gedrag van bestuursleden, aanvullende bouwvoorschriften etc. Ook deze reglementen moeten eenvoudig beschikbaar zijn voor alle leden en nieuwe leden.
Bekijk een voorbeeld van een webpagina waarop de reglementen van een vereniging te vinden zijn.
3.
Algemene Ledenvergadering
Volgens de statuten moet er jaarlijks minimaal één Algemene Ledenvergadering gehouden worden, waarbij in ieder geval de financiën van het voorgaande jaar door de vergadering beoordeeld wordt. Alle leden moeten uitgenodigd worden voor deze Algemene Ledenvergadering en de stukken moeten minimaal twee weken van tevoren toegezonden worden. De exacte voorwaarden staan in de statuten.
De Algemene Ledenvergadering (ALV) is eveneens een belangrijk moment voor informatievoorziening naar de leden, het beantwoorden van vragen en als leden gezamenlijk beslissen over belangrijke kwesties. Een prettige ALV draagt ook bij aan een goede sfeer en draagvlak binnen de vereniging.
4.
Spreekuur bestuur
Er moet gelegenheid zijn tot live overleg met bestuursleden. Dat kan bijvoorbeeld door een spreekuur op zaterdag – vaak de meest geëigende dag hiervoor. Contact in een live gesprek is vaak waardevol, zeker omdat via mail of app de toon van een gesprek wel eens verkeerd kan overkomen. Een goede sfeer kan gestimuleerd worden door openheid en bereikbaarheid van bestuursleden.
5.
E-mail nieuwsbrieven
Vrijwel iedereen heeft e-mail, waardoor het een goed middel is om te communiceren. Wellicht zijn er nog een paar leden die dat niet hebben, die kunnen hetzij op papier van het bestuur ontvangen, het in een publicatiebord lezen of zelf zorgen dat zij via andere kanalen op de hoogte blijven.
Via regelmatige e-mail kunnen leden op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen, Algemene Ledenvergaderingen, activiteiten, calamiteiten en meer.
Voor e-mail kun je ook kiezen voor speciale online e-mailprogramma’s, gratis of met een abonnement. Kijk online voor mogelijkheden, zoals dit blog.
6.
Website
Indien mogelijk is een website een goede manier om informatie continu beschikbaar te hebben.
Dat kan een uitgebreide website zijn waarin veel vragen van leden beantwoord worden, zodat het bestuur minder vragen krijgt, zoals deze website.
Maar het kan ook een hele eenvoudige website/onepage website zijn met daarin links naar de statuten, reglementen, huurovereenkomst + bijlagen, adresgegevens van de vereniging en e-mailadres van het bestuur. Op die manier kunnen leden alle benodigde info vinden en is er weinig inspanning en investering nodig om de website te maken en bij te houden.
7.
Publicatieborden
Zowel voor leden als voor derden zijn publicatieborden een goed medium. Daar wordt relevante informatie opgehangen en eventueel links gegeven naar waar overige relevante informatie te vinden is, of hoe in te schrijven voor de e-mail updates. Een publicatiebord heeft wel regelmatig bijhouden nodig, zodat er vaak aanleiding is om te kijken en nieuws te vinden.
8.
Informatie op papier (flyer, krantje etc.)
Soms is het handig, leuk of effectief om informatie of nieuws op papier te hebben. Denk daarbij aan de agenda van evenementen of belangrijke informatiebronnen of contactpersonen. Flyeren in de wijk voor evenementen is een mogelijkheid, een mini-krantje in de kantine leggen etc.
9.
Informatie voor aspirantleden / nieuwe leden
Het is essentieel dat nieuwe leden weten waaraan ze beginnen en beseffen dat ze lid worden van een vereniging, waaraan ze gaan bijdragen. Eveneens dat de vereniging verplichtingen heeft en met het lidmaatschap hebben zij dus ook die verplichtingen.
Daarom is het verstandig aspirantleden en nieuwe leden uitdrukkelijk te wijzen op de gemeentelijke eisen en de reglementen van de vereniging. Het is zelfs adviseerbaar om in de lidmaatschapsovereenkomst expliciet op te nemen dat ze ervoor tekenen om zich aan de regels te houden.
De ervaring leert dat nieuwe leden vooral focus hebben op het in gebruik nemen van de volkstuin en minder letten op wat er nog meer van hen verwacht wordt. Daarom is het zinvol om de informatie meerdere malen te herhalen: tijdens de inschrijving, tijdens de ondertekening van de lidmaatschapsovereenkomst en wellicht nog op andere momenten via mail of website.
Twee voorbeelden kun je vinden op deze website – vrij te gebruiken en aan te passen naar eigen situatie:
– info voor mensen die lid willen worden
– info voor nieuwe leden die net gestart zijn